HubSpot CMS:
Das Content-Management System von HubSpot

1. Kurze Zusammenfassung für eilige Leser

• Ein CMS ist ein Verwaltungssystem für Inhalte, meist für die Erstellung, Bearbeitung, Organisation, Verwaltung und Darstellung von Content auf Webseiten.
• Der Zweck eines CMS liegt darin, diese Prozesse durch Tools und Editoren zu vereinfachen und zu optimieren.
• Gleichzeitig beeinflusst ein CMS die Wirtschaftlichkeit und Organisation eines Unternehmens positiv und verbessert dabei Aspekte wie Leadgenerierung, Effektivität, Verkaufsleistung, Unternehmenswachstum sowie die Flexibilität des Unternehmens, Mitarbeiterzusammenarbeit, Servicequalität, Serviceschnelligkeit und die Verteilung von Know-how im Unternehmen.
• Content Management Systeme gibt es in den unterschiedlichsten Varianten, unter anderem unterteilt nach Funktionsumfang, Funktionsweise und Offenheit des Systems.
• In der Regel funktioniert ein CMS so, dass es Inhalt und Layout voneinander trennt. Durch den Einsatz von Templates werden Anpassungen massiv erleichtert und die Kompatibilität mit verschiedensten Endgeräten erreicht.
• Leider sind viele CMS teuer, kompliziert und nur schwer individualisierbar. Letzten Endes ist die Anschaffung immer eine Entscheidung zwischen Funktionalität, Flexibilität und Usability.
• Der CMS-Hub von HubSpot besticht insbesondere durch eine starke Einfachheit der Nutzung und durch einen Fokus auf den Content, während viele Verwaltungsaspekte durch HubSpot übernommen werden. Weiterhin bietet HubSpot ein integratives Gesamtsystem, dessen einzelne Teile (Hubs) nahtlos miteinander funktionieren.
• Bei der Wahl des optimalen CMS müssen Aspekte wie Notwendigkeit, Prädispositionen, Aufwand und Nutzen gegeneinander abgewogen werden. Für welche Art von CMS Sie sich dann letztlich entscheiden, ist abhängig vom gebotenen Funktionsumfang und den Wechselkosten, aber auch von der persönlichen Präferenz und dem Company-fit.

3. Warum brauche ich ein CMS?

In vielen Fällen liegt der Hauptzweck eines CMS in der Vereinfachung der Webseiten-Verwaltung: Ein Content Management System kann dem Webmaster viel Arbeit abnehmen. Während das Betreiben einer Webseite auf klassischem Wege ein großes Know-how im Bereich der Programmierung und Fehlerbehebung voraussetzt, sind viele CMS sehr nutzerfreundlich.

Meist sind sie nach dem WYSIWYG-Prinzip aufgebaut (What you see is what you get). Dabei sieht der Anwender bereits während der Bearbeitung des Contents, wie die Seite letztlich für den Webseiten-Besucher aussehen wird. Dies ermöglicht es auch jenen Content-Erstellern, die keine Kenntnisse in HTML, CSS & Co. besitzen, Content selbstständig ins Internet zu bringen.

Die Frage nach der Sinnhaftigkeit eines CMS ist somit eine grundlegende Frage. Wer ist in Ihrem Unternehmen dafür zuständig, Inhalte auf die Firmenwebseite zu stellen? Wie viele unterschiedliche Personen arbeiten gemeinsam an Ihrem Content und was sind deren individuellen Kenntnisse?

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5. Warum ist es wichtig, ein CMS zu nutzen?

Die Entscheidung für ein CMS ist immer auch eine Entscheidung für mehr Produktivität. Auf der einen Seite liegen bereits die Vorzüge eines CMS im Sinne des WYSIWYG-Prinzips auf der Hand, und viele Unternehmen entscheiden sich allein aus diesem Grund für die Nutzung eines CMS. Auf der anderen Seite muss beachtet werden, dass die Verwaltung und das Management von Inhalten per CMS verschiedene Unternehmensprozesse, primär die Kosteneffektivität sowie die Handlungsgeschwindigkeit, beeinflussen.
Ein Unternehmen, das die Aktualisierung der eigenen Webseite einzelnen qualifizierten Mitarbeitern auflastet, wird nur schwerfällig agieren und reagieren können. Setzt ein Unternehmen auf mehrere Mitarbeiter, die allesamt über das nötige technische Know-how verfügen, kann es nur schwer wirtschaftlich arbeiten.

Zudem steigt mit der Größe und Komplexität einer Webseite auch der Aufwand, sie zu organisieren exponentiell. Entsprechend kann die Wahl einer CMS-Lösung als durchaus bedeutend für das wirtschaftliche und fehlerfreie Betreiben einer Webseite angesehen werden.

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7. Welche Arten von CMS gibt es?

Auch wenn Content Management Systeme generell eine bereits große Bedeutung für die erfolgreiche Verwaltung von Webseiten haben, gibt es dennoch feine und grobe Unterschiede zwischen den verschiedenen CMS-Arten. Dies liegt darin begründet, dass CMS-Anbieter nicht kollektiv eine gemeinsame Vision von einem optimalen CMS teilen. Wie bei fast jedem Produkt setzen unterschiedliche Anbieter unterschiedliche Schwerpunkte, fokussieren verschiedene Features, verfolgen aber teilweise auch vollkommen konträre Ansätze des Content-Management-Modells. Dies hat dazu geführt, dass sich eine ganze Reihe von Bezeichnungen etabliert hat, vom sogenannten Headless CMS über statische und dynamische Systeme bis hin zu Open-Source Lösungen. Im folgenden Abschnitt dieses Artikels stellen wir Ihnen die bedeutendsten Varianten von Content Management Systemen vor.

Unterschiede von Content Management Systemen

Eine Unterscheidung zwischen verschiedenen Arten von CMS geschieht in der Regel über zentrale Aspekte ihrer Funktionsweise. Aber auch in ihrem Selbstverständnis als CMS gibt es durchaus Unterschiede. So lassen sich Content Management Systeme beispielsweise auf Basis ihrer Orientierung an traditionellen oder innovativen Herangehensweisen unterscheiden, aber auch aufgrund der Art und Weise, wie mit ihrer Hilfe Webseiten generiert werden.

Weiterhin kann als Unterscheidungskriterium das Maß an individueller Erweiterbarkeit herangezogen werden. Lässt sich das CMS umfangreich durch externe Tools erweitern oder bestimmt der Hersteller die Funktionalität größtenteils oder gar vollständig? Schließlich ist es auch möglich, die Architektur des Systems als Kriterium zu wählen: Welche technische Architektur muss der Nutzer bereitstellen, um das System optimal nutzen zu können?

Diese Beispiele sind nur einige Möglichkeiten, Content Management Systeme zu unterteilen. Als nächstes gehen wir auf die einzelnen Arten von CMS genauer ein. Aufgrund des sehr unterschiedlichen Unterscheidungsmodus ist es dabei durchaus möglich, dass einzelne CMS über verschiedene Kategorien hinweg zu mehreren Arten von CMS zugeordnet werden können.

Traditionelle CMS

Bei traditionellen Content Management Systemen handelt es sich um klassische Systeme der Inhaltsverwaltung, die ihre Services „in a box“ anbieten, also alle Aspekte, die die Inhaltsverwaltung betreffen, darunter die Webseiten-Bearbeitung, Datenbank-Verwaltung und APIs. Klassische Vorteile von traditionellen CMS sind, dass sie konsistent und verständlich in ihrer Organisation und Darstellung sind sowie einen schnellen Start in die Arbeit mit ihnen ermöglichen. Zu den typischen Schwachstellen traditioneller Systeme zählen allerdings die Sicherheit und Geschwindigkeit. Häufig sind sie wegen ihres schweren Gerüsts kompliziert zu warten. Wichtige Updates genießen aufgrund von häufigen Kompatibilitätsproblemen eine geringe Nutzeradaption. Ein typisches Beispiel für ein traditionelles CMS ist WordPress.

Innovative CMS

Dem traditionellen Modell gegenüber steht die Variante der innovativen CMS. Sie werden beispielsweise modular angeboten und bieten das CMS nicht als Gesamtpaket an. Dies kann Kosten sparen und macht das System übersichtlicher. Dafür stehen eventuell wichtige Funktionen nicht zur Verfügung, bis sie hinzugebucht oder extern angebunden werden. In der Einfachheit stehen sie den traditionellen Modellen prinzipiell in nichts nach. Aufgrund der Unterteilung in verschiedene Module steigen die Geschwindigkeit und in gewissem Maß auch die Möglichkeiten der Absicherung gegenüber Sicherheitsproblemen. Zudem bieten sie oft explizite Funktionen, die sie von der Konkurrenz abgrenzen. Ein Beispiel für ein innovatives CMS mit modularem Aufbau ist das CMS von HubSpot.

Hinweis: Der Begriff eines innovativen CMS ist nicht klar umgrenzt. Die Bezeichnung speist sich hier insbesondere aus der Abgrenzung von traditionellen CMS. Gerade im Vergleich zur nachfolgenden CMS-Variante der DXPs (siehe nächster Absatz) gibt es diverse Überschneidungen. So kann das HubSpot CMS durchaus auch als eine DXP bezeichnet werden. Innovative Content Management Systeme können als eine Art Sammelkategorie für CMS wie DXPs verstanden werden. Aufgrund der Tatsache, dass es sich bei dem CMS-Hub von HubSpot aber um ein modulares System handelt, haben wir es hier der Argumentation halber als Beispiel für ein innovatives CMS geführt. Im weiteren Artikel werden wir es, seiner Zielsetzung folgend, ein ganzheitliches Nutzererlebnis zu schaffen, als DXP einordnen.

Digital Experience Platforms (DXP)

Eine weitere Art der CMS ist die sogenannte Digitale Erlebnisplattform. Dabei handelt es sich um eine innovative Erweiterung des traditionellen Ansatzes, welches auf dem Aspekt aufbaut, alle Funktionalitäten „in einer Box“ anzubieten. Eine DXP umfasst wesentlich mehr Funktionen als ein traditionelles System und bietet so beispielsweise Personalisierung, Marketing Automation Analysetools, Commerce und Targeting an. Die Vorteile definieren sich über den großen Funktionsumfang und die Möglichkeit, sowohl den Nutzern des CMS als auch den Webseitenbesuchern ein ganzheitliches digitales Erlebnis zu bieten.

Die Probleme liegen dabei hauptsächlich in der Anwenderfreundlichkeit und bei den Kosten. Durch die vielen Funktionen ist die Lernkurve flach, ein Onboarding kann langwierig sein und häufig kommt es aufgrund der All-and-more-in-One-Lösung zu einem Vendor Lock-in: Der Kunde kauft sich umfangreich in ein Ökosystem ein, welches nur mit großem Aufwand wieder verlassen werden kann. Ein Beispiel für eine derartige Lösung ist der Adobe Experience Manager (AEM).

Headless CMS

Eine relativ neuartige Form des CMS sind sogenannte Headless CMS. Dabei handelt es sich um Systeme, bei denen der Content explizit an erste Stelle gestellt wird. Entsprechend der Darstellung der CMS-Architektur in ein Front-End und ein Back-End (mehr dazu später) besteht ein Headless CMS ausschließlich aus Back-End-Elementen. Die Darstellung der Inhalte ist nicht Bestandteil des Systems und wird stattdessen vollständig über externe Dienstleister ermöglicht, die per API angeschlossen werden müssen. Somit handelt es sich um ein API-gesteuertes und in der Regel Cloud-basiertes System.

Headless CMS erfreuen sich gerade in den letzten Jahren einer steigenden Beliebtheit, da sie den Nutzern viele Optionen offenhalten und sie zugleich nicht an ein bestehendes Ökosystem binden. Darüber hinaus ist das Onboarding schnell und einfach. Das System ist zudem zukunftssicher, da es permanent und schnell erweiter- sowie anpassbar ist. Der Nachteil liegt in der Notwendigkeit von Programmierern, die sich in der Materie gut auskennen müssen. Aufgrund des stark modularen Systemaufbaus sind Headless CMS lediglich etwas für Unternehmen mit soliden IT-Abteilungen. Ein Beispiel für ein „kopfloses CMS“ ist etwa das CMS von Agility.

Statische CMS

Eine Unterteilung von CMS nach Statik und Dynamik betrachtet in erster Linie die Art und Weise, wie die generierten Web-Inhalte dargestellt werden. Bei einem statischen System werden die Webseiten aus Templates, Vorlagen und Inhalten zusammengesetzt, erzeugt und als statische Datei generiert. Die so entstehenden Webdokumente werden vom Webserver an die Besucher ausgegeben. Dies sorgt für eine hohe Geschwindigkeit, erzeugt aber Verzögerungen bei der dynamischen Aktualisierung von Inhalten. Für Webseiten, die sich nie ändern, ist das Modell praktisch und komfortabel. Werden aber umfassende Modifikationen nötig, entsteht ein großer Aufwand. Statische Systeme stellen beispielsweise das Erstellen von Webseiten ohne eigentliches CMS dar, ausschließlich auf Basis von einzelnen HTML-Dateien.

Volldynamische CMS

Auf der anderen Seite des Spektrums spricht man hingegen von sogenannten volldynamischen Content-Management-Systemen. Hier werden die Inhalte erst beim Abruf interpretiert und zusammengeführt. Dies entspricht dem eigentlichen Grundgedanken eines CMS: Die Seite besteht aus mehreren Elementen, die dann wie Schablonen zusammengesetzt werden, wenn sie vom Seitenbesucher abgerufen wird. Dadurch erreicht man, dass immer die aktuellen Informationen dargestellt werden, bei deutlich geringerem Update-Aufwand durch den CMS-Nutzer. Ein sich zwangsläufig ergebender Nachteil gegenüber dem statischen System ist, dass durch den hohen Bedarf an Webseiten-Generierungsleistung eine größere Last für den Server entsteht. Im Falle von großem Besucheraufkommen kann es unter Umständen länger dauern, bis eine Seite geladen wird. Auch das Scheitern einer Darstellung aufgrund von Überlastung ist möglich.

Eine Option, dieses Problem zumindest teilweise zu umgehen, ist die Nutzung von Caching. Webseiten werden hier zwischengespeichert, um so eine reibungslosere Auslieferung zu ermöglichen. Diese Seiten im Cache sind dann allerdings eventuell nicht auf dem neuesten Stand.

Hybride CMS

Um das Beste aus beiden Welten zusammenzubringen, gibt es auch Systeme, die dynamische und statische Elemente verbinden. Dazu gehören die hybriden sowie die halbstatischen Systeme. Hybride Systeme generieren lediglich jene Inhalte zum Zeitpunkt des Abrufs, die dynamisch erzeugt werden müssen. Dazu gehören Suchabfragen, personalisierte Inhalte, Nachrichten und ähnliches. Alle anderen Informationen liegen statisch vor und können sofort ausgegeben werden. Dies spart zugleich Zeit und nötige Serverleistung.

Die halbstatischen Systeme auf der anderen Seite speichern alle Daten statisch. Dynamische Inhalte werden immer dann generiert, wenn einzelne Datensätze geändert werden oder wenn ein spezieller Code im HTML-Dokument dies auslöst. Aber Achtung: Der Begriff des hybriden Systems wird nicht immer einheitlich verwendet. Hier muss immer auf den Kontext geachtet werden. So werden teilweise auch CMS-Hybride, die traditionelle und Headless-CMS miteinander verbinden, als hybride Systeme bezeichnet.

Enterprise CMS

CMS lassen sich zudem nach der Art und Weise unterteilen, wie ihr Hersteller sie zur Erweiterung freigibt. Die Bezeichnung Enterprise System oder Enterprise CMS bezeichnet solche Systeme, die vollständig durch ihren Anbieter gepflegt und erweitert werden. Nur dieser besitzt freien Zugriff auf den Quellcode der Software und kann entsprechend Erweiterungen oder Anpassungen am System vornehmen. Dies hat verschiedene Vorteile, aber auch Nachteile. Zu den Vorteilen gehört, dass das CMS dadurch vor Angriffen von außen stärker abgesichert sein kann und die Qualität der Software nach den Anforderungen des Herstellers sichergestellt ist. Schnelligkeit, Funktionalität und Wartung liegen so vollständig in dessen Hand und Verantwortlichkeit. Zudem ist weitgehend sichergestellt, dass unterschiedliche Software-Pakete und -Module optimal miteinander funktionieren. Kompatibilitätsprobleme nach Software-Updates sind so eher selten.

Nachteilig wirkt sich dies auf die Offenheit des Systems aus, in Bezug auf die Erweiterung durch neue kreative Funktionen von talentierten Externen, die nicht in direktem oder indirektem Zusammenhang mit dem CMS-Anbieter stehen. Es braucht also immer Kooperationen zwischen dem Anbieter und Drittanbietern oder hauseigene Entwicklungen, damit neue Features in das CMS einfließen.

Um diesen Nachteil abzufangen, bieten viele Enterprise CMS hingegen über APIs die Möglichkeit, Dritt-Anwendungen einzubinden und so kompatibel zu machen. Ein Beispiel dafür ist das HubSpot CMS, welches als Allround-Enterprise-CMS ein mächtiges und integratives Tool-Paket anbietet, inklusive einer Erweiterbarkeit, die auf dem Markt seinesgleichen sucht.

Open-Source CMS

Dem gegenüber stehen CMS mit einer Open-Source Architektur. Sie sind quelloffen, das bedeutet jeder kann den vollständigen Quellcode einsehen, auf Sicherheitsrisiken überprüfen und darauf aufbauend neue Systeme schaffen. Gerade bei Unternehmen, die über das nötige Know-how intern verfügen und auf stark spezialisierte Systeme angewiesen sind, kann ein Open-Source-CMS die optimale Lösung sein. Es ermöglicht volle Flexibilität bei maximalem Funktionsumfang, erfordert aber eine große individuelle Serviceleistung und ist um ein Vielfaches komplexer als eine komfortable Enterprise-Lösung.

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9. Pro und Contra: Was sind die Vorteile und Nachteile von CMS?

Insgesamt kristallisieren sich viele Vorteile von CMS heraus, die sich insbesondere durch die Einfachheit der Nutzung und aus dem Funktionsumfang ergeben. Allerdings ist nicht immer alles Gold, was glänzt, und so lassen sich zugleich auch diverse Nachteile finden, die die Nutzung eines CMS mit sich bringt. Einige der bedeutendsten Aspekte von Pro und Contra wollen wir hier näher beleuchten.

Der Kern eines CMS: Usability vs. Flexibilität

Wie bereits angedeutet, spielt bei einem CMS in erster Linie die Usability eine Rolle, die Möglichkeit, dass jeder Mitarbeiter ohne großes Vorwissen in Bereichen der Webseiten-Programmierung oder im Web-Design in der Lage ist, schnell und mit qualitativ hochwertigen Ergebnissen Webseiten zu gestalten. Doch auch die Flexibilität des Systems darf nicht zu kurz kommen: Die Trends im Webseiten-Design entwickeln sich stetig weiter und mit steigender Unternehmensgröße oder veränderlichen Anforderungen verändern sich auch die Erwartungen an zusätzliche Features und Elemente auf Webseiten. Dementsprechend muss sichergestellt werden, dass Webmaster in der Lage sind, ihre Webseiten flexibel und individuell zu gestalten, ohne dass das System sie einschränkt.

Häufig ist genau dieser Punkt der entscheidende Faktor bei der Wahl des passenden CMS: Wünscht man sich eine einfache Oberfläche mit übersichtlichen Tools und Funktionen oder ist man bereit, Komplexität in Kauf zu nehmen, im Gegenzug für die Möglichkeit, wesentlich tiefer in die Gestaltung und den Feinschliff von Webseiten einzutauchen? Andersherum stellt sich aber auch die Frage: Lohnt sich der Aufwand der Einarbeitung in ein neues System mit vielen Funktionen, während die eigentliche Webseite nur klein ist und Änderungen auch manuell in einem überschaubarem Zeitrahmen umsetzbar sind?

Nicht immer ist es nur die Wahl zwischen Usability und Flexibilität. Auf der einen Seite existieren Systeme, die das Beste aus beiden Welten vereinen, andererseits gibt es Unternehmen, bei denen die Anschaffung eines CMS mehr Aufwand und Kosten schafft als sie letztlich an Nutzen einbringt. Denn am Ende spielt immer der Content auf der Seite die eigentliche Rolle: Auch mit dem besten CMS kann man über einen unzureichenden Netzauftritt nicht hinwegtäuschen.

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