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Sales Automation mit HubSpot | Grundlagen und Beispiele

Von Joseph Ambs | 01.07.2021
 

Sich drehendes Rad


In einer Welt des idealen Vertriebs können sich Vertriebsteams jederzeit vollständig auf den Verkauf konzentrieren. In der Realität ist dies jedoch leider nicht immer der Fall: Viel zu viele administrative Aufgaben lenken das Vertriebsteam ab und nehmen in der Regel rund die Hälfte der wertvollen Arbeitszeit in Anspruch. Entsprechend fragen sich viele Salesteams und vielleicht auch Sie, wie dieses Ungleichgewicht behoben und sichergestellt werden kann, dass das Engagement des Vertriebs gänzlich in den Verkauf fließt. Sales Automation bietet hierfür einen ganzheitlichen Lösungsansatz, der das Vertriebsteam von lästigen und sich stetig wiederholenden Aufgaben befreit. In diesem Blogbeitrag verraten wir Ihnen, wie Sie Sales Automation einsetzen können, um die Arbeitszeit Ihres Vertriebsteams effizienter zu gestalten.

Was bedeutet Sales Automation?

Auf das Wesentliche heruntergebrochen, bezeichnet Sales Automation die Automatisierung von Vertriebsprozessen. Das Ziel besteht darin, dass Verkäufer weniger Zeit in administrative Aufgaben investieren müssen und sich intensiver dem Verkauf widmen können. Damit die Automatisierung gelingt, kommt komplexe Hardware oder Software zum Einsatz, die teilweise auf künstlicher Intelligenz basiert. Sie hilft dabei, die Aktivitäten des Vertriebsteams zu managen sowie eine Optimierung des Gesamtprozesses anzustreben, indem sie zahlreiche zeitstehlende Aufgaben übernimmt. So müssen sich die Mitarbeiter beispielsweise nicht mehr mit dem manuellen Pflegen der Datenbanken herumschlagen. Diese Aufgabe ist auf Dauer zeitraubend und kann mithilfe einer geeigneten Software zuverlässiger erledigt werden.

 

Wie unterstützt Automation-Software das Vertriebsteam?

Ein unverzichtbares Werkzeug für die Automatisierung von Vertriebsprozessen ist eine Customer-Relationship-Management-Software (CRM-Software). Sie unterstützt Ihr Unternehmen bei allen kundenbezogenen Prozessen und nimmt daher bei Automatisierungsprozessen im Vertrieb eine zentrale Rolle ein. HubSpot bietet mit seiner kostenlosen CRM-Lösung viele nützliche Funktionen rund um die Speicherung Ihrer Leads. Verkäufer haben so die Möglichkeit, jederzeit auf diese Daten zuzugreifen.

Im Folgenden möchten wir auf einige der Szenarien eingehen, bei denen Sales Automation das Vertriebsteam unterstützen kann:

 

Das Sammeln von Kundeninformationen: Fast täglich verbringen Mitarbeiter Stunden damit, Kundeninformationen zu sammeln und Datensätze zu erstellen. Unter Zuhilfenahme einer Automationssoftware geschieht dieser Arbeitsschritt komplett automatisch. Die Software erfasst Größe und Branchenzugehörigkeit eines Kunden sowie die Vertriebswege und Aktivitäten auf Social-Media-Plattformen. Das Vertriebsteam hat es so leichter, die Bedürfnisse des Kunden einzuschätzen und passende Angebote zu erstellen.

 

Pflege der Kontaktdaten: Ohne Sales Automation müssten Mitarbeiter zusätzliche Informationen potenzieller Kunden von Hand in das System übertragen. Mit einer automatisierten CRM-Software wie HubSpot gehört dies der Vergangenheit an. Sobald ein Interessent auf der Website Ihres Unternehmens einen bestimmten Artikel anklickt, speichert die CRM-Software die Profildaten automatisch und sendet dem Besucher bei Bedarf speziell auf ihn zugeschnittene Werbeangebote.

 

Das Erstellen von E-Mail-Vorlagen: Informationen zu Produkteigenschaften oder die Bestätigungen von Terminen – in beiden Fällen handelt es sich um standardisierte Inhalte, die nicht jedes Mal komplett neu geschrieben werden müssen. Eine gute CRM-Software ermöglicht es Ihnen, E-Mails als Vorlagen zu speichern. Diese Vorlagen können dann von Mitarbeitern mit kundenbezogenen Informationen ergänzt werden, bevor sie automatisiert versandt werden. Auf diese Weise ist das Vertriebsteam dazu in der Lage, E-Mails sehr viel schneller zu versenden, wodurch die Zufriedenheit der Kunden erhöht werden kann.

 

Die Priorisierung von Leads: Nicht alle Leads sind wirklich erfolgversprechend. Wie aber kann dann ein Vertriebsteam wissen, mit welchen potenziellen Kunden es zuerst Kontakt aufnehmen soll? Auch hier kann eine automatisierte CRM-Software zum Einsatz kommen. Mithilfe eines automatischen Lead-Bewertungs-Systems können Sie Ansichten erstellen, in denen Leads mit der höchsten Bewertung nach oben sortiert werden und somit mehr Vertriebs-Aufmerksamkeit erhalten.

 

Webinar Aufzeichnung

 

Drei Vertriebsaufgaben, die sich automatisieren lassen

Damit sich das Vertriebsteam vollständig auf den Verkauf konzentrieren kann, ist es sinnvoll, die folgenden Aufgaben von einer Software erledigen zu lassen:

 

1. Zuweisung von Leads

Üblicherweise ist jeder Mitarbeiter in einem Vertriebsteam für eine bestimmte Region und damit für bestimmte Leads zuständig. Doch wie erhalten die Mitarbeiter die jeweils für sie bestimmten Leads? Dank einer Automatisierungssoftware ist es nicht nötig, damit einen weiteren Mitarbeiter zu beauftragen. Weisen Sie Vertrieblern in der Software einfach eine Region zu. Das System verteilt zukünftige Leads dann nach den von Ihnen bestimmten Kriterien.

 

2. Lead-Rejection

Es gibt unterschiedliche Gründe, weshalb sich ein Marketing Qualified Lead (MQL) nicht in einen Sales Qualified Lead (SQL) weiterentwickelt. Zu diesen Gründen zählen, dass der Lead außerhalb der Vertriebsregion liegt, bereits bei einem Wettbewerber unter Vertrag ist oder der Kontakt kein echtes Interesse hat. Während diese Faktoren ein Weiterarbeiten mit den Leads vollständig ausschließen, gibt es andere Gründe, die eine Weiterverarbeitung des Leads in die Zukunft verschieben. Hier besteht jedoch die Gefahr, dass solche Leads mit der Zeit vergessen werden. Mithilfe eines passenden Workflows kann dies einfach verhindert werden. Durch den Einsatz regelmäßiger Follow-Up-Mails bleiben Sie beispielsweise stetig im Gedächtnis des Kontakts und signalisieren gleichzeitig Interesse. Über das Automatisierungstool von HubSpot lassen sich entsprechende E-Mail-Sequenzen schnell und unkompliziert erstellen.


3. Auf gewonnene Deals aufmerksam machen

Niemand arbeitet gerne im stillen Kämmerlein vor sich hin. Kommt es zu einem Vertragsabschluss, ist dies ein Erfolg des Vertriebsteams, auf den aufmerksam gemacht werden sollte. Mithilfe eines speziellen Workflows, der gewonnene Deals für das gesamte Unternehmen auf kreative Weise sichtbar macht, können Sie eine Anerkennungskultur unter Ihren Mitarbeitern fördern.

 

Weitere Beispiele für die Sales Automation

  • Automatisierung der Berichte: Der Blick auf ein gut organisiertes Dashboard, das alle relevanten Informationen für das Vertriebsteam enthält, sorgt nicht nur für mehr Transparenz, es erhöht gleichzeitig die Motivation der Mitarbeiter. Mit dem CRM von HubSpot haben Sie die Möglichkeit, ein solches Dashboard anzulegen.

  • Die Bibliothek mit Ihren Vertriebsmaterialien automatisieren: Ein Drittel ihrer Zeit verbringen Mitarbeiter im Vertrieb damit, Inhalte zu finden, die sie an Interessenten schicken können. Diese Zeit lässt sich erheblich verkürzen, indem die Inhalte an einem einzigen Ort gespeichert werden. Legen Sie zum Beispiel einen Ordner auf Google Drive an oder erstellen Sie eine interne Wiki-Seite. Sobald Ihre Bibliothek zu umfangreich wird, werden Sie allerdings ein leistungsfähigeres System benötigen, das auch über eine Analytics-Funktion verfügt. Nur so sind Sie in der Lage nachzuverfolgen, wie Interessenten Ihre Inhalte nutzen. Mit dem CRM von HubSpot ist dies einfach und effektiv möglich.

  • Vereinbarung von Terminen automatisieren: Tools wie Time Trade, ScheduleOnce oder HubSpot Meetings ermöglichen es Ihnen, Links zur Vereinbarung von Terminen für jeden Mitarbeiter zu erstellen, die sich in die entsprechenden E-Mail-Vorlagen und -Signaturen einfügen lassen. So ist eine schnelle und unkomplizierte Terminorganisation gewährleistet.

 

Sales Automation ist eine große Erleichterung für das Vertriebsteam

Mithilfe von CRM-Systemen und Sales Automation können alltägliche zeitraubende Mikroprozesse automatisiert werden. Das bringt eine erhebliche Kostenersparnis mit sich. Außerdem behält das Vertriebsteam dank übersichtlich aufbereiteter Informationen leichter den Durchblick und kann sich so noch gezielter um Leads kümmern.

 

Mit HubSpot Automation wird der Vertriebsprozess effektiver und spart Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben, primär für den Verkauf. Sie haben Interesse, sich bezüglich einer HubSpot-Einrichtung beraten zu lassen? Wir stehen Ihnen dafür jederzeit gern zur Verfügung. Kommen Sie einfach auf uns zu. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie auch in unserem Webinar, das Sie sich unter dem folgenden Link ansehen können:

 

Webinaraufzeichnung HubSpot CRM

 

Themen: Vertrieb, HubSpot, Sales, CRM, Automation, HubSpot-Spezialist

Autor: Joseph Ambs

Joe Ambs verantwortet als Leiter des Content Management bei NetPress alle Texte und steuert die externen Autoren.

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