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Die Kosten für Ihre HubSpot-Instanz sind Ihnen zu hoch? So bekommen Sie mehr für Ihr Geld!

Von Romy Fuchs | 07.10.2021
 

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Dass mit der Nutzung von HubSpot Kosten verbunden sind, ist keine neue Erkenntnis. Die verschiedenen Hubs und Pakete bieten zwar eine schier grenzenlose Möglichkeit, sich das System maximal individuell zusammenzustellen, dennoch kann die finanzielle Belastung dabei schnell steigen. In diesem Artikel möchten wir uns näher mit den HubSpot Kosten auseinandersetzen und erörtern, inwiefern Erwartungen an HubSpot und die Realität in Einklang gebracht werden können. Letztlich scheint es beim Blick auf einige Sales-Pitches rund um HubSpot manchmal so, als seien Weltfrieden und das Ende von Hungersnöten nur einen Klick entfernt. Heute räumen wir damit ein wenig auf.

Wir werden versuchen, die bedeutendsten Fragen rund um das Alignment von HubSpot-Erwartungen und der gegenübergestellten Realität zu beantworten, damit Sie es schaffen, den größten Mehrwert aus Ihrem System herauszuholen. Wir möchten Ihnen aber auch zeigen, wie wir Sie dabei aktiv, individuell und gewinnbringend unterstützen können.

 

Die HubSpot-Plattform ist ein mächtiges Werkzeug, das Unternehmen transformieren, Wachstum steigern und Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen integrativ in gemeinsame und effektive Unternehmensprozesse einbinden kann. So viel zum Lob für ein tolles Set von Tools, das auch uns bei Avidly/NP Business Solutions zu dem Unternehmen macht, das wir heute sind. Ein Aspekt, der in diesem Zusammenhang allerdings nur selten auf den Tisch kommt, möglicherweise auch, weil es ein schwieriges Thema ist, betrifft die HubSpot-Kosten.

Auch wenn das HubSpot CRM als kostenlose Software Unternehmen bereits ohne Kosten einen enormen Mehrwert bieten kann, ergibt sich das große Argument für HubSpot zweifellos aus der Kombination des CRM mit den verschiedenen kostenpflichtigen Hubs, dem Marketing Hub, Sales Hub, dem CMS von HubSpot sowie mit dem neuen Operations Hub. Gerade diese Integration von Funktionalitäten über Abteilungs- und Zuständigkeitsgrenzen hinaus, dank derer Marketer, Sales- und Service-Mitarbeiter Hand in Hand mit den gleichen Software-Tools arbeiten können, machen HubSpot zu dem, was bei einer typischen Product-Demo oder einem Sales-Pitch so begeisterungsfähig und doch problematisch zugleich ist:

Unternehmer, die HubSpot zuvor nicht kannten, sehen, welche eindrucksvollen Möglichkeiten die Plattform ihnen in der Theorie bieten kann – und werden eventuell nach einem Jahr der Nutzung von der Realität wieder eingeholt. Ihr Unternehmen ist noch nicht viel weitergekommen und anstelle der versprochenen Mitarbeitertransformation über Abteilungen hinweg und vor allem anstelle des stark propagierten Wachstumsversprechens, hat sich vielleicht lediglich die anfängliche Frustration über die üblichen Tücken der Einführung eines neuen Systems wieder gelegt. Von realem Wachstum hingegen keine Spur, geschweige denn von Weltfrieden. Gleichzeitig schlagen die HubSpot-Kosten voll zu Buche.

Was ist schiefgelaufen?

 

Ist HubSpot etwa doch nicht das tolle System, das wir uns alle vorgestellt haben?

Erwartungen sind eine schwierige Sache. Häufig stellt sich die Wirklichkeit weniger farbenfroh und eindrucksvoll dar als unsere Vorstellungen, und nicht selten sind unsere Erwartungen an die Zukunft sogar gänzlich unrealistisch. Die vielen Funktionen und Möglichkeiten, die bei einer HubSpot-Demo präsentiert werden, können sehr überzeugend sein, können als Sales-Pitch genutzt aber auch sehr in die Irre leiten. Gerade die vielen Stunden an Backend-Arbeit werden eben nicht repräsentiert und machen doch einen großen Teil der Arbeit in der Realität aus.

Dem gegenüber stehen die HubSpot-Kosten, die – sind wir einmal ehrlich – nicht allein aus der Portokasse bestritten werden können. Ist HubSpot also doch nicht so toll wie es auf den ersten Blick scheint?

 

Unsere Antwort ist ein klares „DOCH!“.

 

HubSpot ist das System, das es verspricht zu sein. Ansonsten hätte es nicht die Marktstellung, die es heute genießt. Die Funktionalitäten sind real und auch die Einfachheit ihrer Nutzung sowie die Vernetzung zwischen den verschiedenen Hubs ist einmalig in der Branche. Die Problematik der Erwartungen, die sich scheinbar nicht in ein Alignment mit der Realität bringen lassen, sind es allerdings auch. Hier muss ein geeignetes Erwartungsmanagement her, welches eine höhere Transparenz von Mehrwert schafft und Probleme sowie Erfolge gleichermaßen sichtbar macht. Parallel dazu müssen aber auch jene in die Pflicht genommen werden, die HubSpot in ihren Demos so bewerben, dass falsche Erwartungen überhaupt erst entstehen.

Im Folgenden möchten wir direkt auf einige der wichtigsten Fragen eingehen, die Sie sich vielleicht stellen und die Ihnen Strategien aufzeigen, mit denen Sie dafür sorgen, dass Ihr HubSpot-System Ihnen genau das liefern kann, was Sie sich von ihm versprechen.

 

Wissen Sie, wie sich Ihre monatlichen HubSpot-Kosten zusammensetzen?

Der Einstieg in HubSpot ist traditionell günstig – und das ist kein Zufall. Mit dem kostenlosen CRM werden Neukunden nicht nur gelockt, sondern auch mit den übersichtlichen und mächtigen Funktionen des Systems vertraut gemacht. Gleichzeitig lassen sich einige der Basis-Funktionen des Marketing-, Sales-, Service- und Operations-Hubs kostenlos nutzen und ausprobieren. Auf der kostenpflichtigen Seite beginnen die HubSpot-Kosten ebenfalls sehr zurückhaltend. Bereits für ein paar Euro im Monat lässt sich das Angebot an Tools massiv aufstocken. Der Teufel liegt jedoch im Detail, genauer, in der Kombination. Ein paar Euro hier, ein paar Euro dort – und schnell ist die Jahresgesamtrechnung höher als zuvor angenommen.

 

CRM Guide

 

Der Schlüssel und erste Schritt ist es, dass Sie sich klar darüber werden, wofür Sie Geld ausgeben und welche Werkzeuge und Funktionalitäten Sie dafür im Gegenzug erhalten. Transparenz ist das A und O. Nur wenn Sie genau wissen, was Sie wofür zahlen, können Sie effektiv vorausplanen und rechtzeitig erwägen und entscheiden, ob Sie Anpassungen vornehmen sollten. Überprüfen Sie rechtzeitig vor Ablauf Ihres Vertrags die Nutzung Ihrer HubSpot-Werkzeuge und kommunizieren Sie etwaige Sorgen offen mit den Verantwortlichen im Unternehmen.

 

Wägen Sie ab, welche Funktionen Sie tatsächlich nutzen (werden)

Zusätzliche Funktionen kommen bei HubSpot im Paket. Die niedrigen Pakete beinhalten die notwendigsten Funktionen, höhere Pakete erlauben hingegen fortschrittliche Optionen wie umfassende Automatisierung von Aufgaben oder Account Based Marketing. Auch wenn Sie sinnvoll gebündelt sind, benötigt man aber nicht immer jede Funktion – manchmal ist es möglicherweise sogar nur ein einziges Feature in einem höheren Paket, über das man gern verfügen würde. Da die Preisunterschiede zwischen den Paketen aber teils bedeutend sind, sollten Sie genau abwägen, ob sich der finanzielle Mehraufwand rechnet. Hier gestalten sich die attraktiven Testzeiträume von HubSpot als besonders hilfreich. Schauen Sie sich das höhere Paket sehr genau an und betreiben Sie so viel Recherche wie möglich, damit Sie bei der Abrechnung zum Ende der Laufzeit nicht zweifeln, sondern die ermittelten Vorteile dagegenhalten können.

 

Reduzieren Sie die Anzahl nötiger Nutzer

Die HubSpot-Kosten für die meisten Hubs sind von der Anzahl der Nutzer abhängig, die sie verwenden. Nur beim Marketing Hub ist die Nutzeranzahl unbegrenzt. Überlegen Sie sich daher genau, wie viele aktive Nutzer Sie tatsächlich benötigen. In vielen Unternehmen werden insbesondere Zugänge für Vorgesetzte geschaffen, die dann nie oder nur wenig genutzt werden. Seien Sie sich darüber im Klaren, dass hier hohe Extrakosten entstehen. Wägen Sie entsprechend gut ab, wie viele Seats Sie benötigen und buchen Sie nur diese Anzahl. Bei einer Dienstreise zu einem Kongress in Ihrem speziellen Fachbereich würden Sie vermutlich auch nicht einfach so ein Extra-Ticket für Ihren Vorgesetzten buchen, wenn seine Anwesenheit nicht zwingend erforderlich ist.

 

Wählen Sie die richtige Menge an Marketing-Kontakten

Das gleiche gilt für die gebuchte Anzahl an Marketing-Kontakten. HubSpot unterscheidet in seinen Paketen zwischen 1000, 2000 und 10.000 inkludierten Marketing-Kontakten. Weitere Kontakte werden in 1000er-, 5000er- und 10.000er-Schritten zusätzlich in Rechnung gestellt. Hier können schnell hohe Kosten entstehen, insbesondere da Kontaktdatenbanken oft schnell wachsen. Neuerdings erlaubt es HubSpot übrigens, Kontakte nach Marketing- und Nicht-Marketing-Kontakten zu unterscheiden, um die Kosten gezielter zu kontrollieren. Wenn Sie diese Möglichkeit haben, dann nutzen Sie sie und sorgen Sie stets dafür, dass Ihre Datenbank aufgeräumt ist und nur Kontakte enthält, für die es sich lohnt zu bezahlen.

 

Versuchen Sie nicht, die gesamte Plattform zu meistern

Oftmals hören wir von unseren Kunden, dass sie unzufrieden mit HubSpot sind oder an dem Nutzen der Plattform für sie zweifeln, da sie das Gefühl haben, die Software sei zu komplex und undurchsichtig für sie. Sie enthalte zu viele Funktionen, die sie eh niemals nutzen würden oder könnten und eine Systemtiefe, die wie ein schwarzer Abgrund erscheint.

Sollten auch Sie diese Sorgen teilen, dann verabschieden Sie sich bitte von dem Gedanken, das HubSpot-System von vorn bis hinten meistern zu müssen. Eine Software, so komplex wie HubSpot, wird weltweit nur von wenigen Unternehmen vollständig ausgereizt. Nicht ohne Grund spricht man bei HubSpot von einem ganzen Ökosystem. Fokussieren Sie sich also mehr auf die Lösung Ihrer individuellen Probleme und lassen Sie die Software gemeinsam mit Ihnen wachsen. Gerade in seiner Skalierbarkeit liegt die große Stärke des Systems, und gerade hier lassen sich finanzielle Mittel optimal einsetzen.

 

Fazit: Bleiben Sie zuversichtlich

Keine Frage: Die HubSpot-Kosten können Unternehmen schnell über den Kopf wachsen. Es gibt unzählige Kombinationen von Hubs, Paketen und Skalierungsmöglichkeiten, die attraktiv wirken, für Ihr Unternehmen aber möglicherweise nicht notwendig oder sinnvoll sind. In diesem Dschungel den Überblick zu behalten, ist nicht immer einfach. Dennoch ist mit ein paar Tipps eine sichere Navigation möglich.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Artikel einige Möglichkeiten an die Hand gegeben haben, um Ihnen den Einstieg oder auch die Weiterentwicklung in HubSpot zu erleichtern sowie Ihre Investitionen transparent und als sinnvoll zu offenbaren.

Sollten Sie auf dieser Reise weitere Unterstützung benötigen, sei es in der Umsetzung expliziter Maßnahmen oder aber in der Optimierung Ihrer HubSpot-Instanz, dann scheuen Sie sich nicht, uns zu kontaktieren. Wir helfen Ihnen gern dabei und überprüfen Ihr Portal mit unserem Health Check. Dort analysieren wir, ob Sie bereits das volle und für Ihre Anforderungen nötige Potenzial ausreizen und ob sich ein Upgrade oder Downgrade lohnt. Nebenbei helfen wir Ihnen zudem dabei, ein etwaiges Chaos in Ihrem System zu beseitigen. Melden Sie sich also und heben Sie Ihr HubSpot-Portal jetzt auf das nächste Level.

 

Kostenloser Health Check für HubSpot

 

Themen: Inbound Marketing, HubSpot, Lead Generation, Kosteneinsparung

Autor: Romy Fuchs

Romy hat richtig viel Erfahrung im Agenturumfeld und ist zertifizierter HubSpot Trainer. Ihre Leidenschaft gehört dem Aufstöbern neuer Wege, die direkt zu einem noch erfolgreicheren Inbound Marketing führen. Dass man dabei auch mal in eine völlig andere Richtung denken muss, reizt sie ganz besonders. Darüber hinaus verfügt sie über tiefgreifendes Social Media Wissen, das sie in den vergangenen Jahren vor allem für IT-Unternehmen eingesetzt hat.

 

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